新型コロナウイルスの感染拡大にともなって、最近では企業規模に関わらず、多くの企業がテレワークやリモートワークへの移行を進めるようになりました。
しかし、在宅勤務への移行を進める企業がある一方で、日本特有のハンコ文化や煩雑な書類の押印業務などが妨げとなって、リモートワークへの移行をスムーズに実施できない企業も数多く存在しているのが現状です。
今回は、そんなハンコ文化を脱却するための電子契約システムについて、具体的な選定方法や選ぶ際のポイント、オススメの電子契約サービスなどについての解説を進めていきます。
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そもそも電子契約システムとは、契約書を始めとするさまざまな書面を取り交わす際に、すべてのプロセスをインターネット上のクラウドベースで完結させるシステムのことを指します。
従来までは、デジタルで作成した書類をわざわざコピー機で印刷し、物理的な印鑑での押印、もしくはサインをしてもらうことで契約の締結などの重要な取引を交わしてきましたが、電子契約システムを導入することで、契約フローの簡略化や郵送費用などのコスト削減を期待することができます。
電子契約システムを比較する際の判断基準としては、主に以下の要素が挙げられます。
特に、初めての導入の場合には、サービス全体の事前調査や適切なサービスの選定に膨大な時間を要してしまうため、まずは専門家への無料相談を通して、業界全体の相場感などを養うことが大切です。
ここからは、主だった電子契約システムについて、各社のサービス内容や料金などに触れて解説を行っていきます。
| 初期費用 | 無料トライアル | 月額料金 | |
|---|---|---|---|
| CLOUD STAMP | 50,000円 | 要問い合わせ | 10,000円から |
| Adobe Sign | 0円 | 14日間 | 3,882円から |
| Docusign | 0円 | 30日間 | 40ドルから |
| GMO電子印鑑Agree | 0円 | 無料プランあり | 有料プランは4,980円から |
| NINJA SIGN | 0円 | 無料プランあり | 有料プランは10,000円から |
| paperlogic | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 20,000円から |
| クラウドサイン | 要問い合わせ | 無料プランあり | 有料プランは10,000円から |
| リーテックスデジタル契約 | 要問い合わせ | 無料プランあり | 有料プランは10,000円から |
株式会社Wizが運営する「CLOUD STAMP（クラウドスタンプ）」は、各種無料オプションサービスによる充実したサポート体制が特徴の電子契約システムです。
電話やオンラインでの運用サポートオプションに加え、経営に関する相談サポートや、専門家に一括見積りを行うことができる「SHARES」が利用できるようになっています。各種無料で活用できるオプションが充実しているため、簡単かつスピーディなコスト削減が実現できるでしょう。
PDFの生みの親でもあるAdobe（アドビ）社の「Adobe Sign（アドビサイン）」は、充実した機能性と大手サービスとの連携機能を特徴とする世界有数の電子契約システムです。
国境や業界を問わない圧倒的なネームバリューの高さが魅力で、特に外資系の企業や国外の企業との取引が多い会社にとっては取引先の理解も得やすくなるため、有益な選択肢の一つと言えるでしょう。
サンフランシスコに本社を構える「Docusign（ドキュサイン）」は、世界180カ国50万人以上の利用者数を誇る、信頼性と安全性に優れた世界最大手の電子署名サービスです。
利用者数と安全性というものは必ずしも比例関係にあるとは限りませんが、蓄積された確かな運用ノウハウと堅牢なセキュリティシステムは、なにものにも代えがたい大きなメリットと言えます。
幅広いインターネット関連事業でも有名なGMOクラウド株式会社の「GMO電子印鑑Agree（アグリー）」は、導入実績1000社以上の実績を誇る大手電子契約システムです。
政府機関や大手企業でも利用されている電子認証局「GlobalSign（グローバルサイン）」の発行システムと直接連携しているため、多くのシーンにおいてスムーズな電子契約が可能です。
株式会社サイトビジットが運営する「NINJA SIGN（ニンジャサイン）」は、ハンコ文化からの脱却とリモートワークでの利用に重点を置いた電子契約サービスです。
契約書の作成からレビューの確認、実際の締結にいたるまでの一連のフローをすべてクラウド上から一元的に管理することができるため、煩雑な契約手順を廃し、ワンストップで契約を行うことができます。
2011年に創立されたペーパーロジック株式会社の「paperlogic（ペーパーロジック）」は、経理、総務、法務などの法定保存文書の電子化に特化した電子契約システムです。
専門家の監修のもと、電子署名法や電子帳簿保存法などの電子化に関わる法的保存要件を満たしたサービスとなっているため、電子契約に関する専門知識がない場合でも手軽に導入することができます。
数多の法律家を擁する弁護士ドットコム株式会社の「クラウドサイン」は、日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスです。
契約の安全性と俊敏性に重きを置いたサービス設計で、契約締結における省スピード化はもちろんのこと、印刷代や郵送費用などのコスト削減も期待できるため、近年国内での人気が高まっている電子契約サービスの一つになります。
リーテックス株式会社の運営する「リーテックスデジタル契約」は、国内トップクラスのセキュリティシステムを誇る、安全性と遵法性が特徴の電子契約サービスです。
犯罪収益移転防止法に準拠した、金融機関と同等レベルの厳重な本人確認システムを採用しているため、反社会的勢力の取引介入や違法性のある不正取引などを未然に防ぐことができます。
》電子契約のシステム選びに関する問い合わせ窓口はこちらたとえば、外資系の企業や海外企業との取引が多い場合には、世界的にも普及が進んでいる「Adobe Sign（アドビサイン）」や「Docusign（ドキュサイン）」を導入するのがベターと言えるでしょう。
国内のローカルなサービスの場合、相手先企業の理解を得にくい可能性があるため、より円滑でスムーズな契約締結を行うという意味合いでも、世界的なネームバリューは大いに役立ちます。
とにかく毎月にかかるコストを安く抑えて電子決済システムを運用したいという場合には、「クラウドサイン」や「NINJA SIGN（ニンジャサイン）」といった国内大手のサービスがオススメです。
月額料金のほかにも、契約1件あたりに発生する従量課金制や、導入の際の初期費用が発生するサービスもあるため、現在の契約件数なども照合して費用対効果の高いサービスを選ぶことも重要なポイントの一つとなります。
上記のように、企業規模や利用の目的、その他の運用コストの条件などにもよって適切な電子決済サービスは異なります。
電子決済サービスのなかには、従量課金制が採用されているサービスもあるため、まずは「毎月どれくらいの契約件数があるのか」や、「郵送にかかるコストはどのくらい発生しているのか」など、現在の契約状況をしっかりと把握することが肝心です。
電子決済サービスを導入する際には、現在の契約状況を把握したうえで、電子契約サービス導入後の費用対効果をしっかりとシミュレートし、最適なサービス選定を行うように心がけましょう。
当然のことではありますが、電子契約サービスの導入においては、多機能なサービスが必ずしも良いサービスであるとは限りません。
特に、電子決済サービスを初めて導入する際には、自社に必要な機能の調査やサービスの選定などに膨大な時間がかかってしまうため、予備知識が乏しい場合には、まずはその筋の専門家であるプロへの無料相談がオススメと言えるでしょう。
》電子契約のシステム選びに関する問い合わせ窓口はこちら新型コロナウイルスの影響により、在宅勤務やリモートワークへの移行が急務となっている昨今。
従来から続くハンコ文化の弊害により、出社を余儀なくされるケースも非常に多く、リモートワークへの移行がスムーズに進まない企業はまだまだ多くあることが現状です。
従来型のガラパゴスな契約システムを廃し、書類や契約の電子化を行うことで、生産性の向上やコスト削減など多くのメリットを見込むことができます。
必要書類の管理や契約締結に対して課題を感じている場合には、今回ご紹介したサービスを始めとする電子契約システムの導入をぜひ一度、検討してみてはいかがでしょうか。
》電子契約のシステム選びに関する問い合わせ窓口はこちら
