最近よく耳にするようになった「電子契約」という言葉。
当初、電子契約証は、誰でもデータの改ざんが出来るという特性から、普及率は高くはありませんでしたが、電子契約の法律をクリアした電子契約サービスが普及したことで急激に普及が進んでいます。
しかし、電子契約書が紙の契約書と同等の法的効果を持つには、条件があることをご存知でしたでしょうか。
本記事では電子契約を導入する前に知っておきたい知識や、電子契約のメリット・デメリットを分かりやすく解説していきます。
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日本のIT化を進めるために注目されているのが「ペーパーレス」、「脱・判子文化」の取り組み。新型コロナウイルスによる影響で、出社や出張が自粛されている影響を受けたこともあり、紙での契約から「電子契約」に変更している企業が増えています。
これまで、双方の合意内容の証拠として作られていた契約書は、紙に署名捺印する形式が一般的でした。
しかし紙ではなく”データ上”で署名捺印することで取り交わされる契約書が「電子契約書」です。電子契約書には、書面での契約と同じ証拠能力があります。
電子契約とは、データで作成された契約書を電子署名することで契約を取り交わすこと。机上のサーバー等で電子データを補完する契約方式を示しています。
データ上で紙媒体での契約に比べて、補完管理が簡単で、災害等による書類紛失のリスクが少ないのが特徴です。
電子契約を導入することによって、業務効率の向上が望めます。
従来、紙契約の場合は「印刷→相手方への郵送→相手方からの郵送→保管」という4つの工程が発生していました。企業によっては集荷日に合わせて相手方に送付する場合もありますから、契約の締結までには、一定の日数を要していたのではないでしょうか。
電子契約であれば、印刷や郵送は不要です。相手方へ即時契約書が届きますので、半日もかからずに契約書を交わすことも可能になるでしょう。
契約書がデータ化された場合、誰が書類を記入したかが分からず、また改ざんされた場合にも気付けないという問題点がありました。そこで登場したのが電子署名です。
電子署名には、紙文書に押される捺印と同じ効力があります。なぜなら、電子署名を生成する際には、第三者機関による本人確認が必要なため、他の誰かが電子署名を押すことができません。さらに「いつ」押したがが、すぐわかるようにタイムスタンプが導入されています。
タイムスタンプが押された時間から、改ざんによる書類の更新が起きた場合には、いつ改ざんされたかが分かるようにシステム化されていますので、セキュリティ対策にも繋がるでしょう。電子契約には電子署名とタイムスタンプの導入が必須となっています。
これまで電子契約は、痕跡を残さずデータを編集できる、複製が簡単に作れる、日付を書き換えられるなどの特徴から、紙文書に比べるとセキュリティが低いとされていました。
企業が電子契約を行う際には、紙文書と同様の有効性を出すために、データ改ざんのリスクを減らし、改ざんや消去があった事実を確認できるようにする必要があるでしょう。
これが経済産業省で定めている電子契約・電子契約書の要項の1つ「完全性の確保」です。
契約とは「当事者同士の意思表示の合致」を表示したものをいいます。民法によれば、一部の例外はあるものの、口約束でも法的効力があるとしています。
しかし、企業間の重要な取引では、合意内容を明確にしトラブルを防止するために、契約書を交わしているところが多いでしょう。
紙・電子を問わず、契約書が法的効力があると認められるには、以下の条件・要件を満たす必要があります。
これら3つの条件・要件を満たしていなければ、契約書としての効力を発揮することはできません。
(参考資料：『民法』電子政府の窓口 e-Gov)
経済産業省では、電子契約を運用するために、「見読性」・「完全性」・「機密性」・「検索性」の4つの要件を設定しています。それぞれの要項を簡単に見ていきましょう。
ディスプレイの解像度やプリンターの解像度を表記したもの。4つの要件の中で最も基本的な要件がまとめられています。
電子契約に有効性を持たせるため、データ改ざん防止、データ改ざんの発見、データ消去防止のための措置をするようまとめられたもの。
完全性を担保するために、相手方にのみ電子契約書が閲覧・記入できるようなセキュリティ対策を講じるようまとめられたもの。
電子契約書を活用するために必要なのが、インデックスを付けた検索性です。ファイル名や契約日などで検索できるようシステムを構築するようまとめられたもの。
全ての要件が満たされることで、電子契約の有効性が紙文書と同等になりますので、企業は4つの要件を満たした電子契約書を作成するようにしましょう。
要件の完全性と機密性を高めるためには「誰がいつどの電子契約にサインしたか」をが重要です。電子署名は「誰が」「何を」作成したかを証明するもの。紙文書でいえば、署名や捺印に位置づけられてます。
電子署名には2種類あり、導入が簡単なメール認証などを使って本人認証をする「電子サインタイプ」と、本人以外の署名作成が不可能で法的効力が高い「電子署名タイプ」があります。書類の用途によって使い分けるようにしましょう。
紙の契約書を原本に、スキャナー等で取り込んでデータ化された電子契約書は、有効とは言えません。多くの紙の契約書は「原本と控えの2枚を作成し、甲と乙でそれぞれ保管する」ことが記載されていますから、契約書をPDF化しても廃棄しないようにしましょう。
電子契約は、電子署名とタイムスタンプによって「誰が」「いつ」書類を記入したかの証明を残してくれます。
電子署名は、電子認証局が本人確認を行なっているので、本人以外が署名を作成することはできません。ガバナンス規定にも親和性が高いため、電子署名の「誰が」を証明してくれるでしょう。
タイムスタンプとは、電子署名をした正確な時間を証明してくれるもの。仮にスタンプタイムが押された後にデータが改ざんされた場合には、証拠が残りますので、電子契約の「いつ」を担保してくれるでしょう。
電子署名とタイムスタンプの２つを使うことで、完全性と機密性が高まり、電子契約書に法的な証拠能力がつくようになります。
電子契約と紙文書の大きな違いは、利用する媒体がデータか紙かという点と、契約完了にまでかかる時間の違いでしょう。
紙文書での契約は、相手方に送るまでに「契約書データの作成・印刷・捺印・封入・送付」という工程が発生しており、契約完了までに相当な時間がかかっているのではないでしょうか。電子契約であれば、印刷と封入の作業は完全カットできますので、コストカットや時間の削減に繋がります。
書類のように送付中の紛失事故も防げますので安全性も高いと言えるでしょう。
電子契約の法律は、2000年以降に整備されたものが多く、最新情報をおさえる必要があります。代表的な法律では「電子帳簿保存法」と「電子署名法」があります。
電子帳簿保存法は、1998年に決定した国税関連の帳簿書類を、磁気テープや光ディスクなどに保存することを認めている法律。書類の種類にもよりますが、紙文書をスキャンした電子契約書を作成してもよいと記されています。
(参考資料)
『電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律』電子政府の総合窓口e-Gov
”電子帳簿保存法の概要” 国税庁HP
電子署名法は、2001年に施行した法律で、電子契約書に紙文書同等の法的効果があると定めています。改ざんが簡単にできてしまう電子契約書を、タイムスタンプと電子署名によってデータの信頼性を高めました。
(参考資料)
『電子署名及び認証業務に関する法律』電子政府の総合窓口e-Gov
”電子契約活用ガイドライン” 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）
電子契約の大きなメリットは「業務効率化」に繋がるという点。印刷や封入の手間がありませんから、これまで費やしていた時間を有効的に使うことが出来るでしょう。
とある製造業の企業では、電子契約書に切り替えたことにより、問い合わせの解答にかかっていた時間を10分の1にできたと解答しています。電子契約にすることで、業務効率化に繋がるだけでなく、ユーザー満足度向上にも期待できそうです。
反対にデメリットとしては、社内・社外の業務変更が難しいという点でしょう。社内の問題としては、総務や法務などが電子契約を進めていても、現場では浸透していないという声をよく耳にします。
また、社外との関りとなると、自社が電子契約でも相手先が紙文書という場合もあるでしょう。電子契約と紙契約が入り乱れて、契約書の管理が複雑になる可能性さえあります。
これまで紙文書で契約締結を行っていた企業では、新型コロナウイルスをきっかけに、急遽電子契約に切り替えるという企業も少なくないでしょう。便利な電子契約ですが、あわてて導入を進める前に、電子契約のリスクと問題点を把握しておく必要があります。
電子契約の問題点としては、書類によっては紙文書での作成が決まっているという点。定期借地契約書や、訪問・電話勧誘販売には書面交付義務があります。電子契約と紙文書が混在するのは手間になることも多いでしょう。
電子契約のリスクとしては、ハッキングされる可能性があるという点。データ上で管理するものですから、第三者による攻撃を受ける可能性があります。電子契約書作成のソフトを導入する際には、ウィルス対策が万全かチェックするようにしましょう。
電子契約書を作成する場合は、電子帳簿保存法と電子署名法に則った書類を作成しなければなりません。
しかし、法律に則った書類を1から作成するのは、相当な労力を必要とします。そのため電子契約書を作成する場合には、法律の項目を満たした電子契約書が簡単に作れるツールを導入するとよいでしょう。
電子契約システムを選定するときには「電子帳簿保存法への対応がされているか」を重要視するとよいでしょう。
システムによってはPDF化したデータを保存するだけで、電子署名やタイムスタンプ機能がない場合もあります。その場合、電子帳簿保存法に対応できていないため、紙原本を残す必要がありますから、かならず電子帳簿保存法に対応しているか確認してみてください。
また取引先への導入のしやすさも重要です。電子契約システムによっては相手先の入力は無料で入力できるものもありますから、相手先の負担の少ないシステムを選びましょう。
電子契約システムは、メーカーや使いたい機能によって異なりますが、月額5万円前後が相場となっています。決して金額面だけで決めず、電子署名やタイムスタンプといった電子帳簿保存法への対応や、セキュリティ面、相手先への配慮があるかなど考慮するようにしましょう。
企業によって優先するポイントは異なるでしょうから、何を優先するか検討してみてください。
電子契約の需要の高まりと共に、電子契約システムを取り扱うメーカーも増加しています。従業員規模や求める機能によって適したシステムは異なるでしょうから、まずは無料相談してみてはいかがでしょうか。電子契約の知識豊富なコンシェルジュが、最適なシステムを提案いたします。
これまでの書面での契約と比較すると、便利で使いやすい電子契約。新型コロナウィルスでの働き方の変化をきっかけに、さらに電子契約も注目される機会が増えているでしょう。
業務効率化やスムーズな契約として企業にとってはメリットが多く見受けられますが、デメリットや取り扱いにも注意していかなくてはなりません。電子契約書類の作成のために、ツールを活用することも効率化のポイント。
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