新型コロナウイルスの感染拡大の影響によって、多くの企業ではテレワークや在宅勤務への移行が推奨されるようになりましたが、日本独特のハンコ文化が弊害してからか、なかなかスムーズな移行ができない企業も多い現状にあります。
電子契約システムを運営するペーパーロジック株式会社の調査によると、テレワークの定着を望む声が全体の96%を占めるのに対して、ハンコのために出社を余儀なくされた社員が44%を超えるなど、ハンコ文化による日本の企業課題は年々深刻なものとなっているように見受けられます。
今回は、電子契約システムを導入することで得られるメリットと、導入にあたって注意しておかなければならないデメリットなどに焦点を当てて、よりわかりやすく解説を行っていきたいと思います。
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電子契約へシフトする上でメリットとなる部分をご紹介していきます。
電子契約へシフトすることによって、印紙税などの各種税金を節約することができることに加え、印刷費用や郵送費用なども発生しないため、従来までの紙媒体と比較した場合には大幅なコスト削減を見込むことができます。
紙媒体の契約書における具体的なコストとしては、紙代、インク代、印紙代、切手代、郵送代、保管料などが挙げられますが、デジタルデータへのシフトによってこれらすべての発生コストを削減することができるでしょう。
中小企業やベンチャー企業はもちろんのこと、特に、取引先が多い企業の場合には、契約書類の数も比例して増加していく傾向にあるため、電子契約への移行によって大幅なコスト削減を実現することができるでしょう。
これまで、締結した契約書類に関しては、人間が手作業で分別、仕分けを行ってきたために、保管場所のスペースの問題や検索や管理における利便性の問題などのさまざまな弊害が生じていました。
電子契約に移行することによって、締結書類はデジタルデータとしてクラウド上で一元的に管理できるようになるため、わざわざ保管場所を確保する必要がなく、管理作業や検索の際にも時間短縮を見込むことができるでしょう。
また、多くの電子契約をサポートするサービスには、ファイルの閲覧状況や承認ステータスなどをリアルタイムで確認できる機能が備わっているため、上長への承認や種類の編集の際にも、大幅な業務の効率化を図ることができます。
電子契約を行う際、それぞれの契約の多くが電子署名とタイムスタンプを用いて契約の締結を行うため、実印や社印の複製などから、契約内容を不正に改ざんされてしまうリスクを最小限に抑えることができます。
デジタルデータである電子署名とタイムスタンプは、従来までの物理的な印鑑とは異なり、複製などが容易にできないシステムとなっているため、セキュリティやコンプライアンスの強化を期待することができます。
最近では、3Dプリンターの民間普及と高精度化にともなって、実印の複製難易度は格段に下がりつつあるため、電子契約システムの導入による複製リスクの低減とコンプライアンスの強化は大きなメリットのひとつと言えるでしょう。
電子契約のメリットが目立つ一方で、デメリットも把握しておきたいところ。以下で電子契約のデメリットについてご紹介していきます。
多機能で月額料金が高額なサービスの場合には、対応書類の幅も広くなる傾向にありますが、安価なサービスやフリープランでの利用の場合には、対応できる書類に制限があるものが多い傾向にあります。
メーカーやサービスによって対応書類の幅は異なってくるため、電子契約システムの導入の際には、まずは現状の契約資料の確認や、頻繁に利用する書類などをあらかじめ確認しておくことが重要と言えるでしょう。
さまざまな電子契約システムが展開されるようになりましたが、専門的な知識がない場合にそれらのサービスを一様に比較検討しようとすると、膨大な時間を費やしかねません。
導入後の運用にあたっては、電子署名法や電子帳簿保存法などの専門的な法律分野が関係してくるため、まずは専門家への無料相談を通して、調査や選定にかかる時間を短縮させるのがオススメです。
電子契約システムの導入によって実印などの複製リスクを抑えることができますが、インターネットを経由したサイバー攻撃のリスクがあることもあらかじめ承知しておかなければなりません。
近ごろでは、Aiの発達によってサイバー攻撃を受けるリスクも高くなっているため、導入システムの選定の際には、ブロックチェーンや暗号化などのセキュリティシステムを確認しておくことが大切です。
こうしたデメリットを解決させるためにも、システム導入の場合には、まずは専門家やアドバイザーへの無料相談を通して、自社に最適なサービスを選定することがおすすめ。
前述の通り、電子契約システムの運用にあたっては、専門的な法律知識が必要となり、調査や選定に時間を費やしてしまう可能性が高くあります。
契約書の種類や利用頻度によっても適したサービスは異なってくるため、特に初めてのシステム導入の際には、プロへの無料見積もり相談から相場感を養うことが大切でしょう。
電子契約システムの導入ステップはサービスにもよって異なりますが、下記のような流れをとる場合が一般的です。
一見するとシンプルなようにも見えますが、サービスの調査選定から導入後の効果測定にいたるまで、それぞれのステップにおいては相応の知識と時間が必要となります。
サービス選定の際に注意しておくべきポイントとしては、月額料金や従量課金のコスト面、対応書類の種類、オンラインストレージの容量、セキュリティ関連などが挙げられますが、いずれにしても比較検討にあたっては予備知識が必要となります。初めての導入の場合には、まずはプロへの無料相談をしてみるのが良いでしょう。
電子契約へシフトすることで得られるメリットは大きく、すぐにでも取り入れたいところ。しかしサービス選定にあたっては、導入のデメリットなどもしっかりと理解したうえで、より最適なシステム選びができるように吟味していかなければなりません。
電子契約に関する情報取集とともに、専門家やアドバイザーへの無料相談を活用したうえで、適切なサービス選定を行ってみてはいかがでしょうか。
