新型コロナウイルスの感染拡大によるリモート移行の影響から、近ごろでは電子契約システムの需要が急激な高まりを見せるようになりました。
各社からさまざまなバリエーションで展開されるようになった電子契約システムですが、それぞれの特徴や違いなどについてはピンとこないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、電子契約システムの費用相場に焦点を当てながら、完全無料で利用できるサービスや無料トライアルがあるサービスなどについてもわかりやすく解説を進めていきたいと思います。
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近ごろではさまざまな電子契約システムが展開されるようになりましたが、サービスによって月額料金はもちろんのこと、利用できる機能や対応書類の種類、セキュリティにおける強さなどの違いがあります。
一般的には、より多機能で安全性が高いサービスほど、それに比例して月額料金も高騰していく傾向にあるため、必要十分な機能で、かつ安定して利用できるよう、コストパフォーマンスを意識したシステム選定が重要と言えるでしょう。
一般的な電子契約システムでは、ハードウェアではなくソフトウェアによる提供となるため、初期費用に関しては発生しないサービスが多くあります。
初期費用が発生するサービスに関しては、無料プランやトライアル期間を設けているものが多いため、そちらを利用してから導入を検討してみると安心でしょう。
メーカーやサービスプランに応じて料金体系はさまざまですが、有料プランの場合であれば、基本的な相場感としては月額10,000円から利用できるサービスが一般的でしょう。
なかには、従量課金（1件あたりに発生するコストのこと）を採用している電子契約システムもあり、1件あたりの発生コストにも若干のばらつきがあります。導入の前には、月間の契約締結数や予想される利用頻度なども事前にシミュレートしておくと良いでしょう。
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電子契約システムのなかには、永年無料で利用できるサービスや本導入の前に無料トライアル期間を設けているサービスも多くあります。
電子契約大国としても知られるエストニア発の「e-sign（イー・サイン）」は個人や法人を問わず、契約数の制限や期間の定めなく使える電子契約サービスとして、永年無料で利用することができる数少ないサービスのひとつです。
今年の4月にリリースしたばかりのシステムですが、本国エストニアでの導入事例もあり、ブロックチェーン技術の採用による高いセキュリティレベルと、スマートフォンからの操作にも対応しているため、完全無料のサービスのなかでは特に優れた電子契約サービスと言えるでしょう。
有料サービスのなかには、機能を制限した無料プランや本導入前の無料トライアル期間を設けているサービスも多くあります。
トライアル期間中は専任のコンシェルジュが運用をサポートしてくれる場合も多いため、特に初めての導入の場合は、まずは無料トライアルから始めてみましょう。
各メーカーとも、無料プランと有料プランとの差別化を図る意味合いでも、機能性の面においては大きな違いがあることがほとんどです。
無料プランにはおおむね、月間の利用回数に制限が設けられていたり、対応書類のフォーマットが極端に少ないという場合があります。機能性やセキュリティに関しては、実用性に耐え得るものがほとんど存在しないため、多少のコストを支払ってでも有料システムの導入を強くオススメします。
注目すべきポイントは月額料金そのものではなく、料金に値するだけの機能性を有しているか、セキュリティレベルは必要十分であるかなどの、コストパフォーマンスの部分。
しかし多機能かつ高いセキュリティレベルであることが、必ずしも良いサービスであるとは限りません。根本的な部分である現状の月間契約数や取り扱いのある契約書類の種類を確認した上で、さらにコストパフォーマンスを意識したシステム選定が重要でしょう。
電子契約システムを導入することで、印紙税などの各種税金や、印刷や郵送にかかる費用を節約することができるため、従来までの紙媒体と比較した場合には、大幅なコスト削減を見込むことができます。
特に、企業レベルでの運用ともなると、現状のところ無料かつ実用性に耐え得るサービスというものはほとんど選択肢が限られてきてしまうことに加え、たとえ月額料金が発生したとしても導入後の削減コストでペイすることができるため、多少のコストを支払ってでも、実用性や運用における生産性の向上を優先すべきでしょう。
》電子契約のメリット・デメリットとは？徹底解説
電子契約システムを導入しようとする際に最も重要となるステップは、最初のシステム選定のステップです。
契約書類の電子化による恩恵は大きいところではありますが、コスト削減効果が見込めるとしても、、想定していたよりも機能しないサービスを導入してしまっては本末転倒です。
サービス選定の際に注意しておくべきポイントはいくつかありますが、いずれにしても比較検討にあたっては予備知識が必要となるため、初めての導入の場合には、まずはプロへの無料相談を行うことが最適なサービス選定への近道と言えるでしょう。
》電子契約システムの比較！選定方法や目的別おすすめをご紹介！
電子契約システムの導入に関しては、有料プランを利用することをオススメしますが、各社からさまざまなサービスが展開されているため、調査や選定には時間と労力を要します。
サービス選定の際に参考にすべきが、専門家やプロの意見。相場や費用感を把握したうえで、最適なサービス選定を効率よく進めていくことができるでしょう。
これから電子契約の導入を検討している場合は是非参考にしてみてください！
