企業で書類の電子化を進めるのに問題になるのが「契約書」の取扱いでしょう。
従来、契約書といえば、紙文書での交付・保管がされてきました。契約締結までに時間やコストがかかるものの、電子契約では契約の真正性がとれないことから紙文書での契約が当たり前だったはずです。
政府では、企業の業務効率化を向上させるため電子契約の関連法律を次々と整備。電子契約書も紙の契約書と同じ効力を持てる様になったことで、電子契約書の普及率は一気に増加しました。
しかし企業ごとに関連法律に則った電子契約書を作成するのは時間もかかりますし、紙文書から電子契約書に変更することで、業務フローの変更も必要でしょう。そこで今回は、電子契約書の作成方法や、おすすめの電子契約システムを解説していきます。
紙の文書を電子化させ、証拠能力を持たせるには、文章をPDF化するだけでは足りません。電子署名法によれば、電子契約書には、本人の意思でその書類を作成したことを証明することと、改ざんがされていないことを証明する必要があります。これを電子契約書の「完全性」と言います。
電子契約書の完全性を高めるためには、PDFの契約書に、電子署名とタイムスタンプの両方を添えることが重要です。この２つを設置することで「誰が」「いつ」その契約書に記入したかが分かるようになり、電子契約書を紙文書と同様の効果が認められます。
電子契約システムとは「見積もり書・契約書の作成、提出、管理」がクラウド上で行なえるシステムのこと。データ上で契約のやりとりが完了しますから、紙文書の様に原本と写しを保管する必要もなくなります。また電子契約では、書面にアクセスすると履歴が残るため、改ざんのリスクが低くなることも特徴です。
さらに、クラウド上で電子契約書の管理が可能なため、契約書の種類や契約年月によって検索可能。問い合わせが来た際にも、すぐに該当する契約書を見つけることができますから、業務効率が格段に上がり、顧客満足度も高まるはずです。
こうした観点から、電子契約書を作成するなら、電子契約システムを導入するのが効率的と言えるでしょう。
紙の契約書を電子化するには、スキャンしてPDF保存する必要があります。書類にもよりますが税務署関連の書類などは、事前に所轄税務署長の承認を受ける必要があるため、自社の独断で進めることがないよう注意しましょう。
また、PDF書類をサーバーに保存するだけでは、民法・商法上では有効だとしても、電子帳簿保存法の要件をクリアしていないため、法的能力が弱くリスクに繋がります。
そこで電子化した書類に証拠能力を持たせるために生まれたのが「電子署名」と「タイムスタンプ」です。
電子署名は、第三者機関によって本人確認された署名であり、偽造や改ざんがされていないことを証明します。またタイムスタンプは、スタンプを押した時間に確かに書類が存在したことを示すもので、改ざん防止のために付与されています。
紙の契約書を電子化する際には、電子帳簿保存法の基本要項をクリアするために、電子署名をタイムスタンプを押すようにしましょう。
電子署名法の施行によって数多くの電子契約システムが登場していますが、一体なにを基準に選んだらいいか迷ってしまう方も多いでしょう。
電子契約システムを選ぶ際に重要なポイントの一つが「既存の紙文書を電子化でき、紙文書同様の法的能力を持たせられるか」という点。システムによっては、PDF化する機能がついていても電子署名やタイムスタンプ機能が搭載されていない物もあるようです。
せっかくPDF化しても本人ある証拠と、改ざんされていないことを証明できなければ、証拠能力は低くなりますから、結局紙文書を保存しなければなりません。電子契約システムを選ぶ際には、PDF化した資料に電子署名やタイムスタンプを付与できるシステムを選びましょう。
電子契約システムを選ぶときには予算の関係からどうしても価格だけに着目しがち。しかし、安さだけで購入を決めると、必要な機能が足りずかえって手間が増えてしまったり、電子契約が社内に浸透せずに紙文書に逆戻りする可能性さえあります。
まず確認したいのが「証拠能力のある電子契約書を作成できるか」というポイント。社内にある膨大な紙文書を電子化することが出来れば、倉庫のコスト削減や業務効率化に繋がるでしょう。
もう１つ確認しておきたいポイントが「既存業務との連携ができるか」という点。紙文書から電子契約書の切り替えの際には、紙文書と電子契約書が混在する時期が発生します。スムーズに電子契約書を普及させるためにも顧客情報の一元管理や、電子書類のテンプレート保存が出来る電子契約システムを選ぶといいでしょう。
実際に紙文書の電子化を行なっている企業の事例を見てみると、電子化によってどんなメリットがあるかや、自社が電子契約を導入した際のイメージがつかめるでしょう。
今回、紹介したいのが「エイベックス株式会社」の事例。エイベックス株式会社では、契約数は年間数千件を超えており、なおかつ1度の契約に複数の契約者がいることから、電子契約サービス導入することとなりました。
電子契約書では相手のスマートフォンに契約書を送信でき、スマートフォン上で契約締結が可能。さらに1つの契約書に複数人の名前が必要な場合でも、電子契約書ならすぐに署名を集めることができます。電子契約書の活用によって業務スピードが向上したといえるでしょう。
(参考資料：“事例-エイベックス株式会社様”三井情報株式会社HP)
契約書を電子化するには、紙文書と同じ証拠能力を持たせるために、誰がいつその書類を記入したのかが分かる仕組み作りがされています。電子契約システムを導入する際には、機能面に注意し、使い勝手のよいシステムを導入しましょう。
また企業によって取り扱う書類は異なるでしょうから、電子契約システム上でその文書が作成可能か確かめることも大切です。電子契約システムについて企業に合わせた電子契約システムをご紹介しています。ぜひ無料問い合わせを活用してみてくださいね。
